Assemblee online e assemblee a distanza nel 2026
Le assemblee online e assemblee a distanza sono ormai una componente strutturale della governance di aziende, associazioni ed enti. Dopo l’introduzione in via emergenziale durante la pandemia, il legislatore ha continuato a intervenire per garantire continuità normativa a strumenti che si sono dimostrati efficaci, sicuri e inclusivi.
Anche quest’anno, il Decreto Milleproroghe 2026 (D.L. n. 200/2025) ha confermato la possibilità di svolgere assemblee online e assemblee a distanza per tutto l’anno. Una notizia importante per condomini, ordini professionali, associazioni, aziende e società di capitali che necessitano di una soluzione digitale sicura e conforme alla normativa vigente.
Tale proroga fino al 30 settembre 2026 garantisce continuità operativa a migliaia di enti che hanno già adottato soluzioni di voto elettronico e gestione digitale delle assemblee, evitando un vuoto normativo che si sarebbe creato alla scadenza del 31 dicembre 2025. Questa possibilità, oltre a essere perfettamente legale, si integra con le norme previste dal Codice Civile (art. 21, art. 2368, art. 2538), rafforzando la validità delle decisioni prese in forma remota. Il quadro civilistico rimane invariato, mentre viene prorogata la possibilità di derogare temporaneamente ad alcune previsioni statutarie per favorire lo svolgimento delle assemblee in modalità digitale.
Il Decreto Milleproroghe 2026 e le assemblee online: cosa prevede la normativa
Il Decreto-legge 31 dicembre 2025, n. 200 (cosiddetto “Milleproroghe 2026”) ha esteso fino al 30 settembre 2026 la possibilità di svolgere assemblee online e assemblee a distanza, prorogando l’efficacia della disciplina introdotta dall’art. 106 del D.L. 18/2020 (“Cura Italia”).
Questa proroga evita un vuoto normativo che si sarebbe creato alla scadenza del 31 dicembre 2025 e garantisce continuità operativa agli enti che hanno già adottato modalità digitali per la gestione delle assemblee.
Le assemblee a distanza, oltre a essere pienamente legittime, si integrano con le norme del Codice Civile, in particolare:
- art. 21 c.c. (associazioni)
- art. 2368 c.c. (assemblee delle S.p.A.)
- art. 2538 c.c. (cooperative)
- art. 2479 c.c. (S.r.l.)
Nessuna di queste disposizioni è stata modificata dal Milleproroghe 2026: il quadro civilistico rimane invariato, mentre viene prorogata la possibilità di derogare temporaneamente ad alcune previsioni statutarie per favorire lo svolgimento delle assemblee in modalità digitale.
Modalità di svolgimento delle assemblee a distanza
Il comma 11 dell’art. 4 del D.L. 200/2025 proroga l’applicazione dell’art. 106 del D.L. 18/2020, consentendo:
- Il voto per via elettronica o per corrispondenza, oltre alla partecipazione alle assemblee mediante strumenti di telecomunicazione, anche in deroga alle disposizioni statutarie, per le società di capitali.
- Che le assemblee possano avvenire interamente in modalità telematica, purché siano garantiti l’identificazione dei partecipanti, la loro effettiva partecipazione e il diritto di voto, senza che sia necessaria la presenza fisica di presidente e segretario (o notaio nel caso di assemblee straordinarie).
- Nelle S.r.l., in deroga all’art. 2479, co. 4 c.c. e alle previsioni statutarie, l’espressione del voto mediante “consultazione scritta” o “consenso espresso per iscritto”.
Le regole sopra indicate si applicano anche alle associazioni e alle fondazioni, agevolando l’amministrazione di tali enti attraverso modalità digitali come assemblee online o assemblee a distanza.
Assemblee online e società quotate: cosa cambia (e cosa resta valido)
Un aspetto particolarmente rilevante del Milleproroghe 2026 riguarda le società quotate, le società ammesse a sistemi multilaterali di negoziazione (MTF) e le società con azionariato diffuso.
Anche per queste realtà, viene prorogata fino al 30 settembre 2026 la possibilità di:
- prevedere che l’intervento in assemblea avvenga esclusivamente tramite il rappresentante designato ai sensi dell’art. 135-undecies del TUF;
- raccogliere deleghe e sub-deleghe in forma elettronica;
- escludere la partecipazione fisica dei soci, anche in deroga allo statuto.
Non si tratta di una nuova disciplina, ma della conferma di un impianto normativo già sperimentato, ora esteso nel tempo. Per le società quotate, questo rappresenta un’importante opportunità di razionalizzazione dei processi assembleari, riducendo complessità operative e rischi organizzativi.
Impatti sulla gestione dei bilanci
L’assemblea può essere convocata entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio al 31 dicembre 2025 solo in presenza delle “particolari esigenze” previste:
- dall’art. 2364, comma 2, c.c. (S.p.A.)
- dall’art. 2478-bis c.c. (S.r.l.)
Il Milleproroghe 2026 non introduce deroghe generalizzate a questi termini. Tuttavia, consente che l’assemblea di approvazione del bilancio si svolga in modalità online o a distanza, purché avvenga entro il 30 settembre 2026, termine ultimo della proroga.
Applicabilità alle riunioni degli organi societari
Sebbene il decreto non preveda disposizioni esplicite in merito, si ritiene che anche Consigli di Amministrazione e Collegi sindacali possano adottare le riunioni a distanza. Questa interpretazione è supportata dal documento di ricerca CNDCEC-FNC del 18 marzo 2020.
Inoltre, la massima n. 200/2021 del Consiglio notarile di Milano indica che, in presenza di una clausola statutaria che autorizza la partecipazione all’assemblea tramite mezzi di telecomunicazione, l’organo convocante può stabilire che l’assemblea si svolga esclusivamente online, senza indicazione di una sede fisica.
Questa estensione normativa rappresenta un’opportunità significativa per incrementare l’efficienza e la partecipazione alle assemblee, eliminando i vincoli legati alla presenza fisica.
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Gli enti che svolgono assemblee: società, associazioni e istituzioni previste dal Codice Civile
Gli enti che svolgono assemblee al loro interno, secondo quanto previsto dal Codice Civile, includono diverse categorie di organizzazioni, tra cui società di capitali, enti associativi e istituzioni di governance. Ecco un elenco dettagliato:
1. Società di capitali
Le società di capitali sono tra gli enti principali in cui è prevista la convocazione di assemblee per la gestione societaria e le decisioni strategiche. Le principali tipologie sono:
- Società per azioni (S.p.A.) – Artt. 2364 e 2368 c.c.
- Società in accomandita per azioni (S.a.p.A.) – Regolata come una S.p.A. per quanto riguarda l’assemblea (art. 2454 c.c.).
- Società a responsabilità limitata (S.r.l.) – Art. 2479 c.c., con regole semplificate rispetto alle S.p.A.
In questi enti, le assemblee sono fondamentali per:
- Approvazione del bilancio.
- Nomina e revoca degli amministratori.
- Modifiche statutarie.
- Aumenti o riduzioni di capitale.
2. Società cooperative e mutue assicuratrici
- Società cooperative – Art. 2538 c.c.
- Mutue assicuratrici – Regolate dalle stesse norme delle cooperative.
Le cooperative prevedono assemblee con regole di voto proporzionali al principio della mutualità, mentre le mutue assicuratrici gestiscono le proprie assemblee per deliberare su questioni finanziarie e operative.
3. Enti non profit, ordini professionali e associazioni
- Associazioni riconosciute e non riconosciute – Artt. 20-36 c.c.
- Fondazioni – Regolamentate dal Codice Civile, con particolari vincoli statutari.
- Ordini professionali – Devono tenere assemblee per elezioni e decisioni strategiche.
- Federazioni e confederazioni – Enti di secondo livello che riuniscono associazioni.
Le assemblee di questi enti riguardano solitamente:
- Elezione degli organi direttivi.
- Approvazione di bilanci e modifiche statutarie.
- Decisioni sulla gestione e sull’indirizzo dell’ente.
4. Enti pubblici e istituzioni con governance assembleare
Alcuni enti pubblici e istituzioni prevedono assemblee per la loro gestione interna:
- Consigli di amministrazione di enti pubblici economici.
- Enti locali e assemblee dei sindaci (es. conferenze di sindaci di distretti sanitari o enti territoriali).
- Consorzi e reti di imprese con governance assembleare.
5. Condomini
- Assemblee condominiali – Regolate dagli artt. 1135-1137 c.c. Le assemblee di condominio deliberano su spese, gestione degli spazi comuni e interventi straordinari.
6. Enti di natura finanziaria e istituzionale
- Banche popolari e banche di credito cooperativo – Prevedono assemblee per decisioni strategiche.
- Assicurazioni e istituti previdenziali privati – Devono tenere assemblee periodiche per i soci e gli assicurati.
Questi enti seguono regole specifiche sulla convocazione e le modalità di voto, in conformità con la normativa vigente.
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Come svolgere un’assemblea online con Eligo
La piattaforma Eligo offre una soluzione completa per la gestione delle assemblee online e delle assemblee a distanza, rispettando i requisiti di sicurezza e legalità. Ecco i passaggi fondamentali:
- Convocazione digitale: invio automatico degli avvisi di convocazione con link di accesso alla piattaforma o invio di credenziali individuali.
- Accreditamento sicuro: verifica dell’identità dei partecipanti con sistemi di autenticazione avanzati, come SPID, CIE, Single-Sign-On e autenticazione OTP.
- Gestione dell’assemblea: moderazione dell’evento con strumenti di interazione live.
- Votazione online: raccolta delle preferenze con varie opzioni di voto (segreto, ponderato, per delega), a seconda delle esigenze.
- Scrutinio immediato: conteggio automatizzato e pubblicazione dei risultati in tempo reale.
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I vantaggi del voto online per le assemblee ordinarie e straordinarie
L’adozione del voto online per assemblee ordinarie e straordinarie porta numerosi vantaggi:
- Risparmio di tempo e costi: eliminazione di spese logistiche e di gestione cartacea.
- Maggiore partecipazione: i membri possono votare da qualsiasi luogo, favorendo il quorum.
- Sicurezza garantita: sistemi crittografati per proteggere l’integrità e la segretezza del voto.
- Trasparenza e tracciabilità: ogni operazione è documentata e verificabile.
- Conformità normativa: il processo rispetta le disposizioni del Codice Civile e le normative sulla protezione dei dati.
- Sostenibilità ambientale: riduzione dell’uso della carta e delle emissioni legate agli spostamenti fisici per partecipare alle assemblee.
- Accessibilità e inclusività: possibilità di partecipare senza vincoli di luogo o mobilità, favorendo un maggiore coinvolgimento di tutti gli aventi diritto.
- Flessibilità organizzativa: gestione semplificata delle riunioni, con possibilità di adattare il processo decisionale alle esigenze dei partecipanti.
Un antidoto contro l’astensionismo elettorale
Uno dei problemi più diffusi nelle assemblee tradizionali è l’astensionismo elettorale, spesso causato da difficoltà logistiche, scarsa comunicazione o mancanza di motivazione. Il voto online, invece, consente di partecipare anche a distanza, da qualsiasi luogo e dispositivo, abbattendo le barriere fisiche e organizzative.
Digitalizzare le assemblee non significa solo innovare, ma anche restituire voce a chi rischia di restare escluso.
Storie di successo: chi ha scelto Eligo per le proprie assemblee online
Molte realtà hanno già adottato Eligo per le loro assemblee online e assemblee a distanza. Ecco alcune testimonianze:
In Italia
- Elettricità Futura: gestione di votazioni con pesi e deleghe
- Green Energy Storage: assemblea dei soci con voto elettronico
- Azione Cattolica Italiana: assemblea nazionale con processo di voto trasparente e accessibile
- Trentino Social Tank: gestione di un’assemblea partecipativa da remoto
- Federazione Carta e Grafica: organizzazione e gestione di assemblee annuali
Nel mondo
- ELSA – European Law Students’ Associations: set-up veloce e scrutini in tempo reale
- World AbilitySport: assemblea generale della federazione sportiva in Thailandia
- EMSA – European Medical Students’ Association: gestione delle assemblee con voto digitale
- Afanias: assemblea ibrida per l’approvazione del bilancio
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Perché scegliere Eligo per la tua assemblea online?
- Oltre 30 anni di esperienza nel settore
- Più di 4.000 enti tra i clienti in Italia e all’estero
- Tecnologia all’avanguardia per la sicurezza, la protezione dei dati, la non replicabilità del voto
- Piena conformità con la normativa vigente
Assemblee digitali: innovazione e praticità
Il Decreto Milleproroghe 2025 ha ufficialmente prorogato la possibilità di svolgere assemblee online e assemblee a distanza fino al 31 dicembre 2025. Questa misura rappresenta un’opportunità per ottimizzare la gestione delle assemblee, migliorando l’efficienza operativa e la partecipazione, riducendo al contempo i costi organizzativi.
Scegliere il voto digitale consente di garantire trasparenza, sicurezza e tracciabilità, oltre ad assicurare la conformità con le normative vigenti, tra cui il Codice Civile e le disposizioni sulla protezione dei dati.
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Approfondimenti
- Votazioni statutarie in assemblea
- Assemblea per approvazione di bilancio
- Assemblee generali annuali o straordinarie