Voto in assemblea ibrida: come gestirlo online e in presenza senza errori

Il voto in assemblea ibrida è una modalità sempre più diffusa tra cooperative, industrie, associazioni, ordini religiosi, organizzazioni di vario tipo, ordini professionali. Permette di gestire contemporaneamente votazioni online e in presenza, aumentando la partecipazione e garantendo l’equità del processo decisionale.

Infatti, la possibilità di esprimere il voto in assemblea ibrida, anche da remoto, aumenta la partecipazione da parte degli aventi diritto, anche quelli che non possono prevedere in presenza alle assemblee.

Non è raro però che si ricorra al voto in assemblea ibrida, con votazioni simultanee sia online che in presenza. L’assemblea ibrida, anche in caso di elezioni o voti, ha i suoi vantaggi operativi, a patto di riuscire a coordinare efficacemente i voti in presenza e quelli da remoto. Questo sforzo organizzativo presenta le sue insidie che, come vedremo, potrai superare ricordandoti 6 punti chiave per un voto ibrido valido e trasparente.

Le insidie del voto in assemblea ibrida

Quali sono le insidie che si nascondono nell’organizzazione di una sessione di voto in assemblea ibrida, con partecipanti connessi online e altri in presenza?

Sicuramente, devi considerare che sotto il profilo della gestione della sessione esistono alcune complessità, rispetto al voto solo online o solo in presenza. Tra queste:

• il rischio di voti non uniformi, poiché espressi in modalità diverse;
• il rischio di voti nulli o di voti duplicati, per errore o con intenti fraudolenti;
• difficoltà nel registrare correttamente il quorum, le assenze, le presenze e chi abbandona la sessione;
• difficoltà nella gestione della trasparenza nello scrutinio dei voti;
• complessità legate alla sicurezza per i dati personali e alla segretezza del voto.

Queste problematiche sono reali, ma strutturando un sistema di votazione online efficace con Eligo puoi risolvere tutte le insidie del voto ibrido in modo brillante.

5 consigli per gestire il voto in assemblea ibrida in modo sicuro

Di cosa non dovresti mai dimenticarti per coordinare con successo i voti online e quelli in presenza all’interno della stessa sessione di votazioni? Abbiamo individuato 5 consigli che ti saranno utili per garantire equità, trasparenza e sicurezza.

Inoltre, ricorda che la piattaforma di voto online Eligo ti dà le garanzie necessarie per affrontare tutte le sfide legate a questa particolare situazione.

1. Usa lo stesso metodo di voto online per chi partecipa da remoto e per chi partecipa in presenza

Nella votazione ibrida devi dare la stessa possibilità di partecipare e accedere alle procedure a tutti i partecipanti, che siano presenti in sede o connessi da remoto.

Quindi il primo consiglio è quello di uniformare il metodo di voto, gestendolo al 100% online su piattaforme e dispositivi digitali, per tutti i votanti (sia presenti, che da remoto). Una piattaforma di voto elettronico come Eligo permette di votare comodamente tramite smartphone, PC o Tablet.

Contestualmente, devi fare in modo che le tempistiche di voto coincidano per tutti i partecipanti, con intervalli temporali identici. Questo ti aiuterà anche a conteggiare il quorum e i risultati in tempo reale, a evitare errori procedurali o in fase di stesura del verbale.

Nondimeno, devi assicurarti che la piattaforma di voto sia accessibile per tutti gli utenti, anche quelli con disabilità, da qualsiasi luogo votino.

2. Metti al primo posto la sicurezza dei dati e delle procedure

Le questioni legate alla sicurezza dei dati nel voto online sono quelle che scaturiscono più dubbi quando si parla di voto elettronico. Per questo, nell’organizzare una sessione di voto ibrida, non puoi non tenerne conto.

Fortunatamente possiamo assicurarti che oggi esistono la tecnologia può garantire alti standard di sicurezza dei dati per non compromettere le procedure di voto.

Ti consigliamo perciò di utilizzare la nostra piattaforma Eligo, perché ti dà le seguenti le garanzie di sicurezza per le tue votazioni:

• tutte le comunicazioni verso il sistema sono crittografate End to End  con protocollo HTPPS;
• l’infrastruttura Eligo è protetta da doppio firewall next gen, logico e fisico;
• le reti sono verificate periodicamente con procedure avanzate di sicurezza informatica quali il Vulnerability Assessment e il Penetration Test, da operatori di mercato qualificati;
• l’accesso prevede il sistema a doppia autenticazione, con codice OTP, SMS, mail o app di autenticazione;
• Eligo si basa su Cloud Service Provider certificato ed è conforme al regolamento EU 2016/679;
• è stata validata dal Tribunale di Roma (sentenza nel 2015) e dalle norme ISO 9001 e ISO 27001.

3. Garantisci il voto univoco per evitare doppi voti e frodi

Il terzo consiglio ti aiuterà ad evitare voti doppi: è uno scenario che può verificarsi nelle votazioni online e in presenza simultanee, sia per errore che nei tentativi di frode.

Proprio per quanto riguarda le votazioni ibride, la piattaforma di voto online Eligo ha implementato la funzionalità di identificazione univoca che assicura che ogni votante possa votare una ed una sola volta, per evitare che un soggetto possa esprimere sia il voto online che quello in presenza.

In altre parole, ciascun utente è abilitato ad esprimere una singola preferenza durante una sessione di voto e questa preferenza non è modificabile. Il nostro sistema garantisce anche il blocco del voto simultaneo di uno stesso utente da due dispositivi o due browser diversi.

L’univocità è garantita anche nel rispetto della segretezza del voto, senza poter in alcun modo rilevare la preferenza espressa da ciascun utente.

4. Gestisci i risultati in tempo reale, in piena trasparenza

Quando si parla di elezioni online o votazioni, la trasparenza è una prerogativa sulla quale devi mantenere una soglia dell’attenzione molto alta.

Ti suggeriamo perciò di aggregare sempre i voti da remoto e i voti in presenza e di conteggiarli con le stesse modalità, sulla stessa piattaforma, rilevando il quorum e mettendo tutte queste informazioni nel verbale di assemblea.

Per agire in piena trasparenza, diffondi i risultati in modo chiaro e comprensibile, mostrando anche le percentuali relative al quorum di partecipazione, alle modalità di voto e agli esiti della votazione.

Su Eligo, puoi farlo grazie alla funzionalità di scrutinio automatizzato sicuro e crittografato. La piattaforma genera poi report da scaricare e condividere, validati da firma digitale e marcatura temporale PAdESBES.

5. Riporta gli esiti della votazione nel verbale senza errori

L’ultimo consiglio riguarda la parte conclusiva della votazione: il verbale. Secondo il codice civile devi riportare scrupolosamente e senza errori gli esiti della votazione. Anche in questo caso con Eligo puoi eseguire una semplice procedura online che in pochi click automatizza la redazione del verbale e garantisce la tracciabilità del voto in assemblea ibrida.

Durante l’assemblea e la sessione di votazione, puoi registrare sulla piattaforma le informazioni relative a presenze e assenze, votanti, quorum, scrutinio dei voti.

Terminata la votazione, il software calcola automaticamente le preferenze espresse dai votanti e genera un verbale pronto, conforme, scaricabile che può essere consultato da stakeholders e organi di controllo.

I vantaggi del voto elettronico sulla piattaforma Eligo

Per gestire in maniera ottimale il voto in assemblea ibrida, la piattaforma Eligo centralizza ogni fase, riducendo rischi ed errori.

In questo modo, puoi coordinare in modo efficiente e funzionale anche il voto ibrido, gestendolo direttamente sulla piattaforma per tutti gli utenti coinvolti, a prescindere dal luogo in cui si trovano. La votazione su Eligo si svolge in piena sicurezza e ottimizza ogni fase del voto in assemblea ibrida, evitando banali errori.

Inoltre, rispetto al voto tradizionale in presenza, riduce anche la possibilità di frodi, dando ancora più garanzie di sicurezza e trasparenza per ogni procedura decisionale della tua assemblea.

Domande frequenti sul voto in assemblea ibrida