Come comunicare il voto elettronico e online nella propria Organizzazione

Come comunicare l’adozione di un sistema di eVoting e iVoting ai propri stakeholders

 

Portare e comunicare il cambiamento in realtà legate alla stabilità della tradizione è complesso ed è necessario mettere in preventivo una certa resistenza.

Calando il concetto nel nostro contesto, l’introduzione di un nuovo sistema di voto all’interno di un’organizzazione è un momento delicato perché rappresenta appunto un cambiamento e non bisogna dare per scontato che sia accolto da subito con entusiasmo da tutti i soci.

Pertanto è fondamentale trovare il giusto equilibrio tra canali di comunicazione, modalità di dialogo e l’intermediazione di presidenti e direttivo; fornire gli strumenti adatti per un’interazione più diretta con soci e iscritti, al fine di instaurare un rapporto di fiducia e collaborazione all’interno della propria realtà, sia essa Associazione, Fondazione, Cooperativa, Azienda, Scuola, Università etc.

 

Uno degli obiettivi di ELIGO, che oltre al prodotto fornisce una Consulenza specialistica gratuita, è proprio quello di accompagnare Presidenti, Segreterie e Consigli direttivi – soprattutto per chi non ha, all’interno delle propria organizzazione, un dipartimento di Comunicazione dedicato – lungo tutto il processo comunicativo per rendere questa transizione fluida e serena per tutti i soci.

ELIGO eVoting crea strumenti e modelli facilmente accessibili e inclusivi al fine di accrescere la partecipazione di ogni singolo individuo nell’ambito di percorsi di rivitalizzazione della sfera del confronto e dei processi di decision-making. Scegliere un sistema di voto elettronico e online è un atto volto a manifestare una collettiva ambizione di plasmare il futuro delle tecnologie in contesti di e-democracy ed e-participation.

Comunicare l’adozione di un sistema di eVoting e iVoting ai propri stakeholders si traduce di conseguenza in un processo sistemico di dialogo atto a coinvolgere maggiormente gli interlocutori chiave della propria organizzazione.

Una comunicazione coerente, efficace e multicanale diretta ai propri soci e iscritti incrementa la reputazione dell’Azienda, della Cooperativa, dell’Associazione, dell’Università, della Scuola etc, e permette agli stake/shareholders di comprendere chiaramente le ragioni della scelta corporate, basandosi – nel caso di introduzione di nuovi sistemi e modalità di voto – su leve quali: Innovazione , Trasparenza, Digitalizzazione dei processi, Sicurezza, Privacy etc.

Cosa fare dunque per comunicare il passaggio da sistemi tradizionali di voto all’introduzione di eVoting e iVoting nella propria organizzazione?

 

Ecco alcuni suggerimenti:

 

Le leve di comunicazione su cui puntare

 

Vediamo quali sono le leve da utilizzare nel proprio piano di comunicazione e quali sono le informazioni fondamentali da trasmettere a soci e iscritti per rispondere a eventuali dubbi o resistenze.

 

Innovazione, Trasparenza, Digitalizzazione dei processi:

 

La pandemia e la situazione di emergenza sono state anche una spinta decisiva per l’innovazione. Ogni organizzazione, anche solo per fronteggiare l’adempimento degli obblighi normativi, ha intrapreso un percorso di trasformazionale digitale impattante. Introdurre eVoting e iVoting, che consistono nella digitalizzazione del procedimento elettorale, ha dato e continua a dare alle organizzazioni la possibilità di snellire i processi interni e di interfaccia, di diminuire i costi di allestimento e creazione di votazioni e assemblee e di migliorare l’interazione con i propri soci e iscritti, offrendo loro un’esperienza di voto digitale flessibile e semplice.

Quando si parla con i propri stake/shareholder di innovazione nei sistemi di voto, è possibile eliminare dal campo le polemiche prendendo ispirazione dalle parole del costituzionalista Tommaso Frosini, vicepresidente del CNR:

Allora, ben venga la nuova democrazia tecnologica del XXI secolo, che si fonda sulla libera iniziativa individuale, […] sulla facoltà di scelta e di decisione. Il voto individuale viene a essere protetto e potenziato nella sua collocazione telematica, che elimina le manipolazioni, gli errori e i brogli dei sistemi cartacei, che consente una possibilità di scelta con il voto disgiunto, o alternativo, o di riserva, che può essere controllato e calcolato con l’ausilio del computer. È una democrazia non delegante ma partecipativa, che manifesta una nuova forma di libertà segnata dalla partecipazione […]alla vita della collettività.

 

Sicurezza. Legalità. Privacy

 

Quando si parla di voto elettronico e online, il tema ricorrente che emerge riguarda la sicurezza di queste modalità di voto e la compliance privacy. Nel comunicare l’introduzione della piattaforma di eVoting e iVoting ELIGO, è possibile rimarcare quanto segue:

Legalità: Secondo la Sentenza del Tribunale Ordinario di Roma ELIGO offre cautele tecnologiche idonee ad offrire le maggiori garanzie di riservatezza, segretezza e libertà di espressione del voto;

Sicurezza: Ogni comunicazione verso il sistema avviene tramite protocollo crittografico e a livello infrastrutturale ELIGO è protetto da doppio firewall logico e fisico di ultima generazione. Il sistema viene inoltre sottoposto periodicamente a Vulnerability Assessment e Penetration Test da operatori di mercato qualificati;

Privacy: La piattaforma è conforme a tutte le norme del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati previsto dall’Unione Europea, grazie a un format standard compliant con le nuove direttive e adotta un Cloud Service Provider qualificato conforme alle certificazioni ISO/IEC27001 e ISO9001 e al regolamento EU 2016/679.

 

Sostenibilità

 

La responsabilità ambientale non è più una questione accessoria, ma un tema sempre più sentito e un’opportunità di crescita. L’integrazione di una governance di sostenibilità è dunque imprescindibile, e questo impatta anche sulla scelta di nuove modalità di voto che diventano parte integrante di obiettivi e azioni di miglioramento che rispondano alle aspettative degli stakeholder.

Il sistema di eVoting e iVoting attiva in effetti un’iniziativa sostenibile grazie a riduzione/azzeramento del cartaceo e al risparmio di emissioni CO2 dovute agli spostamenti con mezzi di trasporto per recarsi nei seggi fisici. L’impatto in termini di riduzione, trattandosi di un processo digitale o ibrido, è sicuramente notevole rispetto ai sistemi tradizionali, ma con ELIGO è possibile adottare ulteriori misure e meccanismi di compensazione, rendendo di fatto le votazioni Carbon Neutral attraverso progetti certificati secondo i più alti standard internazionali, Verified Carbon Standard e Gold Standard.

 

Partecipazione allargata nell’iter deliberativo

 

Una piattaforma totalmente flessibile, responsive, inclusiva garantisce un aumento notevole (circa dell’80%) della partecipazione alle votazioni e alimenta il coinvolgimento nel processo di decision making dell’ente nonché la democrazia rappresentativa con nuovi metodi di partecipazione digitale. E’ sufficiente infatti avere qualsiasi device – PC, Smartphone, Tablet – connesso a internet per esprimere il proprio voto.

 

Facilita’ d’uso: semplice come aprire un’e-mail

 

Il sistema di eVoting e iVoting di ELIGO è democratico, facile da usare anche per chi non ha competenze tecniche o confidenza con la tecnologia. ELIGO infatti ha un’interfaccia semplice e intuitiva, risultato di un’expertise verticale quasi ventennale, ed è in grado di riprodurre fedelmente il processo di voto tradizionale, cartaceo, ma in chiave digitale. Ogni passaggio è chiaro e ben definito e non bisogna far altro che esprimere la propria preferenza in un area di voto digital.

Come sfruttare canali comunicativi

 

La prima cosa da fare per garantire una diffusione ottimale delle informazioni è sfruttare al meglio i canali comunicativi a disposizione dell’organizzazione, quelli attraverso i quali interagisce abitualmente con i soci. Vediamo come sfruttarli al meglio in un piano di comunicazione indirizzato a soci e iscritti ai quali comunicare l’adozione di una piattaforma di voto elettronico e online.

 

Il sito istituzionale:

 

Il sito web di un’azienda è la vetrina, il canale principale per comunicare, l’adozione di una piattaforma di eVoting, illustrandone dettagliatamente i vantaggi e le modalità di utilizzo. Sul sito si possono creare pagine dedicate alle proprie elezioni o popup che rimandano alla sezione delle news, dove si annuncia la novità.

 

E-mail/newsletter:

 

Un altro canale di comunicazione efficace è l’email che permette all’azienda di mettersi in contatto diretto con i propri collaboratori, sia interni che esterni. In questo caso potrebbe essere utile istituire una sorta di “Newsletter” per aggiornamenti periodici: dall’adozione del sistema di eVoting, alle comunicazioni utili in fase di votazione (promemoria, modalità di voto, variazioni del programma elettorale, ecc).

 

Social:

 

Infine, i propri canali Social possono rappresentare un ottimo veicolo di divulgazione delle informazioni utili da condividere con i propri collaboratori, in questo caso con un approccio più interattivo. Ad esempio, condividendo il video tutorial “Come si vota”, taggando il profilo stesso di ELIGO e raccogliendo feedback degli utenti.

La consulenza di ELIGO eVoting nel piano di comunicazione interna ed esterna: il Minikit di Comunicazione

 

Come già ampiamente detto, l’adozione di uno strumento nuovo all’interno di un’azienda è un momento cruciale e va gestito con la giusta cura e premura. Un elemento differenziante di ELIGO è quello di supportare Presidenti, Segreterie, Consigli direttivi di ogni organizzazione nella direzione delle elezioni e nella relativa comunicazione e promozione, affinché l’introduzione di nuovi strumenti risulti naturale e per niente destabilizzante.

Spesso, infatti, un primo approccio con un sistema innovativo e digitalizzato, potrebbe non essere accolto nel modo sperato da soci particolarmente legati ad una gestione più canonica delle votazioni. La chiave, in questo caso, è far comprendere quanto sia importante rinnovare i modelli partecipativi, e quanto la digitalizzazione dei processi elettorali sia vantaggiosa sotto ogni punto di vista e per chiunque, gestori e votanti.

Infine, per aiutare ulteriormente i clienti nella comunicazione efficace del sistema di evoting e ivoting, ELIGO dispone di una Knowledge Base all’interno della quale si trova in primo piano un Minikit di comunicazione. Si tratta di una sezione apposita che include una serie di articoli, guide, contenuti informativi, video tutorial, procedure di supporto ai votanti, FAQ dei votanti stessi con relative risposte, asset grafici di esempio per comunicare al meglio a soci e iscritti l’adozione del sistema di voto elettronico ELIGO;