I verbali di assemblea sono documenti obbligatori che vanno sempre compilati al termine di una discussione o di una votazione.
Nelle assemblee tradizionali in presenza, è il segretario a prendere nota manualmente delle presenze, dell’identità dei partecipanti, degli interventi in fase di discussione, del quorum e dell’esito del voto.
In assemblea online la procedura è più agile ed il verbale di assemblea si redige con una procedura automatizzata, in pochi secondi. In tempo reale, è possibile anche registrare il quorum.
Verbali di assemblea: registrare il quorum è obbligatorio?
Il Codice Civile stabilisce che in alcune tipologie di assemblea, come le assemblee dei soci delle S.p.A o delle s.r.l., sia necessario raggiungere il quorum costitutivo (cioè deve essere presente al voto una certa quota del totale degli aventi diritto, o di coloro che rappresentano il capitale sociale). Ma questa soglia può essere stabilita anche per altre tipologie di organizzazione, attraverso lo Statuto.
Inoltre, è possibile che sia necessario anche considerare il quorum deliberativo o la maggioranza qualificata (la soglia di voti favorevoli per approvare una proposta, che di solito si fissa a 2/3 o 3/4 dell’assemblea).
In tutti questi casi, il raggiungimento del quorum deve essere riportato nei verbali di assemblea dei soci. Per non sbagliare, comunque, puoi far riferimento alle regole impartite dall’Art. 2375 del Codice Civile:
“Le deliberazioni dell’assemblea devono constare da verbale sottoscritto dal presidente e dal segretario o dal notaio. Il verbale deve indicare la data dell’assemblea e, anche in allegato, l’identità dei partecipanti e il capitale rappresentato da ciascuno; deve altresì indicare le modalità e il risultato delle votazioni e deve consentire, anche per allegato, l’identificazione dei soci favorevoli, astenuti o dissenzienti. Nel verbale devono essere riassunte, su richiesta dei soci, le loro dichiarazioni pertinenti all’ordine del giorno”.
Cosa cambia nei verbali di assemblea online
Registrare il quorum nelle procedure di voto online è più semplice e agevole che nel voto cartaceo. Infatti, non è necessario identificare manualmente i partecipanti e calcolare il raggiungimento del quorum, dal momento che le piattaforme di voto online come Eligo eseguono questi task automaticamente.
Resta comunque necessario apporre al verbale la firma del segretario e del presidente dell’assemblea, per validare il documento.
Vediamo ora nei dettagli come registrare il quorum in tempo reale con Eligo e riportarlo correttamente nei verbali di assemblea.
Come registrare il quorum in tempo reale nel verbale di assemblea online con Eligo
Eligo è la piattaforma per votazioni online usabile e sicura, idonea alle assemblee di soci di S.p.A, s.r.l., associazioni, federazioni, istituti religiosi, scuole, università, enti pubblici ecc.
Uno dei principali punti di forza dell’app è l’automazione dei task obbligatori come la registrazione del quorum. L’automazione non solo rende il processo più rapido, ma riduce anche in maniera drastica il rischio di errori di calcolo o manipolazioni.
Per registrare il quorum in tempo reale con Eligo e inserire le informazioni corrette nel verbale di assemblea, non devi far altro che seguire questa procedura, step dopo step:
- Convoca l’assemblea online su Eligo e invia ad ogni partecipante le credenziali sicure ed univoche;
- Ogni partecipante accede all’area di voto con le sue credenziali e con un sistema di autenticazione a due fattori, per certificare l’identità. Già al momento dell’accesso, Eligo registra la presenza e aggiorna il quorum costitutivo in tempo reale. Se un partecipante si disconnette durante la discussione, senza effettuare l’accesso prima del voto, il software di e-voting registra anche questa informazione e aggiorna i dati da riportare sul verbale;
- Puoi impostare e personalizzare le regole del voto pesato, del quorum costitutivo e del quorum deliberativo, che Eligo applicherà automaticamente per calcolare l’esito delle votazioni. Al momento del voto, il software calcola tutte queste informazioni. Se il voto è segreto, sarà impossibile associarlo al votante;
- Per compilare il verbale di assemblea, con informazioni sul quorum costitutivo e deliberativo aggiornate in tempo reale, devi semplicemente fare un click. Eligo redige automaticamente il documento, inserendovi tutte le informazioni previste dall’articolo 2375 del Codice Civile;
- Il presidente e il segretario firmano il verbale con firma digitale e marcatura temporale PAdES-BES, Basic Electronic Signature (come da regolamento UE eIDAS);
- L’esito del voto è disponibile in pochi secondi e puoi condividerlo immediatamente con tutti i votanti e gli stakeholders coinvolti.
Quali sono vantaggi di questa procedura per aggiornare il quorum nei verbali di assemblea online?
Come avrai notato, con Eligo la procedura per registrare e aggiornare il quorum in tempo reale, e recarne traccia nei verbali di assemblea dei soci, è molto semplice.
Dunque, il primo vantaggio è dato senz’altro dalla facilità di utilizzo e l’abbattimento dei tempi necessari a svolgere manualmente procedure quali la registrazione dei votanti, l’appello delle presenze, la redazione del verbale, il calcolo dei voti.
Ma non ci sono solo benefici in termini di usabilità. Infatti, tutte le procedure manuali che abbiamo appena citato sono soggette a errori umani o tentativi di manipolazione. A cascata, questi possono dare adito a proteste, istanze per il ricalcolo dei voti o per la ripetizione della procedura di voto.
Invece, con Eligo, i dati sono sempre sicuri e i calcoli sono affidabili:
- Non è possibile che un votante esegua un doppio voto, grazie a funzionalità avanzate di identificazione e di blocco dei voti doppi anche da altri dispositivi o browser;
- Non ci sono errori di calcolo nei voti;
- Non ci sono sviste nelle registrazioni dei presenti, nelle eventuali deleghe o nelle uscite anticipate;
- Il verbale contiene sempre tutte le parti obbligatorie (data, luogo, identità dei partecipanti, presenze, quorum costitutivo, quorum deliberativo, esito del voto, firma del presidente e del segretario).
Per tutti questi motivi il voto online oggi è un’alternativa sicura e democratica per prendere in maniera più sicura – ed efficiente – le decisioni nelle assemblee delle organizzazioni, garantendo a tutti la possibilità di partecipare anche da remoto, senza rinunciare alla trasparenza e alla legalità della procedura.
Conformità alle nuove regole: circolare Assonime 8/2025
La Circolare Assonime 8/2025 introduce importanti novità per la gestione delle assemblee societarie, comprese quelle digitali. Per le società quotate, la circolare sancisce l’importanza della digitalizzazione delle procedure assembleari, compreso il voto elettronico. Tra le nuove disposizioni, una delle principali riguarda la possibilità di cumulare l’intervento tramite rappresentante designato con l’uso di mezzi di telecomunicazione, permettendo così alle assemblee di svolgersi completamente da remoto, in modo sicuro e conforme.
Eligo, come piattaforma di voto elettronico, è perfettamente allineata con le novità introdotte dalla Circolare. La sua capacità di automatizzare il processo di registrazione del quorum e di garantire la tracciabilità delle votazioni risponde pienamente ai requisiti normativi stabiliti, favorendo la trasparenza e la legittimità delle assemblee. Inoltre, Eligo offre funzionalità avanzate per la gestione delle deleghe e l’identificazione dei partecipanti, garantendo una partecipazione sicura e verificabile, anche da remoto, come richiesto dalla Circolare.
Se la tua organizzazione è alla ricerca di una soluzione conforme alle nuove regole, Eligo rappresenta la scelta ideale per digitalizzare i verbali di assemblea nelle assemblee societarie, migliorando efficienza, sicurezza e trasparenza. Contattaci per maggiori informazioni.
Domande frequenti sui verbali di assemblea
Perché è necessario registrare il quorum nei verbali di assemblea?
La registrazione del quorum è obbligatoria per garantire la validità della votazione, come stabilito dal Codice Civile.
Come cambia la registrazione dei verbali nelle assemblee online?
In un’assemblea online, il processo è automatizzato e il quorum viene aggiornato in tempo reale, riducendo gli errori.
Posso personalizzare le regole del quorum con Eligo?
Sì, Eligo consente di impostare regole per il quorum costitutivo e deliberativo, applicandole automaticamente durante il voto.
Come posso firmare il verbale di assemblea con Eligo?
Il verbale può essere firmato digitalmente dal presidente e dal segretario, utilizzando una firma digitale sicura conforme alla normativa UE.
Quali vantaggi offre Eligo per la registrazione dei verbali di assemblea?
Eligo riduce i tempi e gli errori, garantendo un processo sicuro, trasparente e conforme alle normative legali.