Il registro presenze in una votazione di assemblea è un documento ufficiale che certifica quali e quanti partecipanti sono presenti all’inizio della riunione. Serve anche a verificare il quorum strutturale, cioè se in assemblea è presente il numero minimo di partecipanti per eseguire una votazione legalmente valida.
Il registro delle presenze è obbligatorio per le assemblee delle società per azioni, come sancito dall’art. 2375 del Codice Civile. Per Associazioni, Fondazioni ed altre organizzazioni, invece, l’obbligatorietà dipende dagli statuti.
A prescindere dagli obblighi, però, è un documento estremamente raccomandato perché garantisce la regolarità e la trasparenza delle procedure di votazione ed è la base di partenza indispensabile per il calcolo corretto dei voti. Infatti, determina il numero di aventi diritto, ne certifica l’identità ed è imprescindibile quando lo scrutinio richiede anche il calcolo del voto pesato.
Che cosa deve contenere il registro presenze
Il registro delle presenze delle assemblee di solito contiene informazioni utili per identificare i partecipanti ad una sessione, inclusi i loro eventuali delegati.
I dati da riportare sono quindi:
- Data, ora e luogo dell’assemblea;
- Nome e cognome dei partecipanti;
- Ruolo o qualifica all’interno dell’assemblea (per esempio socio, amministratore delegato ecc.).
- Quota di partecipazione (in caso di società con azioni o quote di capitali);
- Firma del partecipante o del suo delegato (per attestare la presenza fisica) o identificazione online su piattaforme digitali;
- Riferimenti alle deleghe (se un partecipante alla procedura fa le veci di altri votanti).
Il registro presenze nelle votazioni ibride: il problema del registro unico
Veniamo ora ad una questione più delicata, quando si parla di registri presenze: come fare in caso di votazioni ibride? Intendiamo, in questo caso, le votazioni in cui alcuni soggetti partecipano da remoto online ed altri, invece, in presenza.
Il nostro consiglio è di non avere mai un doppio registro (digitale per i votanti da remoto e cartaceo per i votanti in presenza) perché espone le votazioni ad alcuni rischi tra cui:
- doppi voti;
- errori di conteggio;
- contestazioni del risultato.
Meglio invece avere un unico documento ufficiale per tutti i partecipanti al voto, sia da remoto che in presenza. Vediamo ora come fare.
Come unificare il registro delle presenze per chi vota online e chi vota in presenza
La strada migliore per unificare il registro è uniformare anche le modalità di voto, gestendo l’intera procedura con il voto online. Usando una piattaforma di voto elettronico non dovrai tenere neppure un registro elettronico, perché il software ti consentirà di identificare i presenti e gli assenti direttamente al momento dell’accesso nell’area di voto.
Il software di votazioni online Eligo è utilizzato da aziende, federazioni, associazioni e enti pubblici proprio per la facilità di utilizzo e la conformità legale. Le sue funzionalità sposano perfettamente anche le esigenze particolari delle votazioni ibride.
Scopri chi ha già votato con Eligo.
Segui questa procedura per gestire il registro presenze della votazione ibrida con Eligo
- Convoca l’assemblea ibrida, spiegando ora e luogo della riunione e modalità di partecipazione in sede o da remoto. Ricorda che Eligo si integra nelle app di videoconferenza come Webex, Microsoft Teams ed altre;
- Gestisci la votazione interamente in forma digitale, sulla piattaforma di voto. Invia ad ogni votante (anche a quelli che si recheranno in sede) delle credenziali univoche e scegli un sistema di autenticazione forte per blindare l’accesso agli utenti senza permesso. Per identificare ogni votante puoi ricorrere a SPID o CIE;
- Per chi vota in sede, puoi predisporre delle postazioni fisse o puoi optare per il voto via smartphone, PC o Tablet personali. Eligo funziona con ogni dispositivo digitale. Chi vota da remoto si connette direttamente dal proprio device;
- A questo punto, Eligo recupera automaticamente i dati sulle presenze e stila il registro presenze che ti sarà utile anche per calcolare il quorum e il voto pesato;
- Terminate le votazioni, avvia la funzionalità di scrutinio automatico e ottieni gli esiti in pochi secondi;
- Infine, compila automaticamente il verbale dove, ai sensi del Codice Civile, Eligo inserirà anche il registro delle presenze unificando i dati sui votanti connessi da remoto e su quelli presenti in sede.
I vantaggi della piattaforma di voto online Eligo per le votazioni ibride
La piattaforma di e-voting Eligo prevede una modalità d’uso specificamente dedicata all’evento ibrido con funzionalità specificamente dedicate alle assemblee miste di aziende, associazioni, federazioni, istituti ed enti.
Gli altissimi standard di sicurezza e le certificazioni di organi terzi indipendenti ti garantiscono una votazione a norma di legge, con conteggio dei risultati sicuro e al riparo da errori umani e tentativi di frode elettorale.