Eligo eVoting in Full Service (Full Outsourcing)

Con Eligo il cliente può affidare l'intera gestione delle votazioni a un tecnico specializzato, che si occupa di tutte le fasi, dalla raccolta delle informazioni alla conduzione delle votazioni, offrendo supporto personalizzato ai votanti e garantendo un processo di voto digitale sicuro e trasparente.

La licenza di Eligo in Full Outsourcing offre l’opportunità al cliente di affidare l’intera gestione delle proprie votazioni ad un tecnico specializzato. In questo caso, il cliente e il tecnico lavorano in sinergia: da un lato il cliente fornisce tutte le informazioni utili all’allestimento e allo svolgimento delle votazioni, dall’altro il tecnico si fa carico di tutti gli aspetti tecnici ed organizzativi inerenti alla piattaforma.

Questa collaborazione, quindi, si struttura in diverse fasi:

  • Primo contatto e raccolta delle informazioni;
  • Simulazioni di voto e preparazione del materiale informativo;
  • Allestimento dell’area di voto;
  • Personalizzazione dell’area di voto con l’immagine istituzionale dell’ente;
  • Apertura votazione;
  • Monitoraggio votazione e fornitura dati;
  • Chiusura votazione ed invio scrutini;

Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta.

Presa di contatto con il cliente e raccolta delle informazioni per le elezioni

Come accennato, questa è la prima fase di comunicazione tra il cliente e il tecnico di Eligo. Consiste nell’invio di una prima e-mail introduttiva al cliente nella quale il tecnico stesso si presenta e indica i vari punti che saranno trattati in seguito. Questa fase, spesso, prevede anche una prima riunione conoscitiva per creare, non solo un canale diretto di comunicazione tra il cliente e l’operatore, ma anche per rispondere ad eventuali domande o curiosità sulla piattaforma di voto elettronico e online e per raccogliere tutte le informazioni utili all’allestimento dell’area di voto.

Demo e guide personalizzate per votanti e amministratori

Oltre alla gestione della votazione da parte di Eligo, con il Full Outsourcing è possibile ottenere supporto nelle modalità di comunicazione tra l’azienda e il votante. Eligo, infatti, mette a disposizione una Guida al Voto generica o (su richiesta) personalizzata da condividere sui propri canali di comunicazione, sul proprio sito o da inviare via e-mail agli elettori. Si tratta di un tutorial che spiega il processo di voto passo dopo passo per permettere anche agli utenti meno avvezzi alla tecnologia di esprimere il proprio voto senza difficoltà. Inoltre, è possibile richiedere anche un video tutorial personalizzato della durata di un minuto che, esattamente come la guida, mostra agli aventi diritto il processo di voto.

La formazione, però, non si limita solo ai votanti: il progetto in Full Outsourcing, infatti, prevede una “demo”, ossia, una simulazione di voto organizzata dal tecnico assegnato e che coinvolge gli organizzatori e/o i membri della commissione. Questa simulazione consiste principalmente in una riunione da remoto nella quale lo specialista predispone un’area demo con le stesse caratteristiche di quella che sarà poi la votazione effettiva e mostra tutte le fasi della votazione, sia lato amministratore sia lato votante. I partecipanti, inoltre, possono essere inseriti come elettori e provare in prima persona il funzionamento della piattaforma.

Come avviene l’allestimento dell’area di voto in un progetto in Full Service

Dopo la fase di preparazione, lo specialista dedicato Eligo può procedere con l’allestimento dell’area di voto che prevede:

  • Personalizzazione della homepage: La pagina di accesso alla piattaforma, può essere personalizzata con il logo dell’organizzazione, un messaggio di Benvenuto personalizzabile e i riferimenti del supporto ai votanti (che sarà a carico del cliente). Inoltre, è possibile aggiungere l’informativa Privacy personalizzata da accettare prima di effettuare l’accesso.
  • Allestimento schede elettorali: Con le informazioni fornite dal cliente, il tecnico può procedere con l’allestimento delle schede elettorali impostando tutti i parametri richiesti. Nello specifico, si tratta di inserire il nome della votazione e un’eventuale descrizione, orario di apertura e chiusura, numero di preferenze massime e minime consentite, tipologia di votazione che può essere su proposta, su candidati o su lista;
  • Caricamento elettorato passivo: Dopo aver definito i parametri, in caso di votazione su candidati o liste, si procede con il caricamento dell’elettorato passivo, ossia, dell’elenco dei candidati ed eventuali informazioni pertinenti. Questi, poi, saranno visibili nella scheda di voto e selezionabili in base alle impostazioni definite in precedenza;
  • Caricamento elettorato attivo: A questo punto si può procedere con l’inserimento dell’elettorato attivo, ossia, la lista degli aventi diritto al voto. Questi saranno caricati in piattaforma con Nome, Cognome, Identificativo (un codice alfanumerico, univoco che fungerà anche da Username), indirizzo e-mail ed eventuale numero di telefono (se è prevista la doppia autenticazione con codice OTP). Grazie a questi dati, il sistema può riconoscere in maniera univoca ogni elettore e consentirne l’accesso alla piattaforma di voto;
  • Invio delle credenziali: Dopo la conferma da parte del cliente sulla correttezza di tutti i dati inseriti, si può procedere con l’invio delle credenziali di voto. Queste arriveranno agli elettori sull’indirizzo e-mail indicato insieme al link per accedere alla piattaforma. In genere l’invio viene effettuato tra le 24 e le 48 ore precedenti la votazione. 

Conduzione votazione

All’arrivo del giorno dell’apertura delle votazioni, sarà il tecnico Eligo a procederà con questa operazione. Da questo momento, gli elettori potranno accedere alla piattaforma ed esprimere il proprio voto.

Per tutta la durata delle votazioni, negli orari previsti, il tecnico sarà a disposizione del cliente per eventuali richieste di supporto. Come accennato, infatti, l’organizzazione farà da tramite tra Eligo e il votante per raccogliere eventuali richieste di rigenerazione password o difficoltà di utilizzo della piattaforma, per poi sottoporle all’operatore che le risolverà tempestivamente. Questo è un aspetto importante per la sicurezza del processo in quanto è solo la Commissione Elettorale o la Segreteria dell’organizzazione a poter autorizzare rigenerazioni di password o altri interventi sull’elettorato, che vengono sempre e comunque tracciati.

Nel caso sia previsto il supporto direttamente ai votanti, sará predisposto un numero dedicato a cui i tecnici Eligo risponderanno direttamente ma chiederanno sempre autorizzazione alla Commissione Elettorale per qualsiasi intervento.

La fase finale è quella relativa alla chiusura della votazione e l’avvio dello scrutinio. Anche questa sarà effettuata dal tecnico ed avverrà negli orari precedentemente concordati. I risultati saranno disponibili in pochi secondi e scaricabili dall’apposito menù.

Elezioni ibride o in presenza, ma sempre con il voto digitale

A distanza di qualche anno dall’inizio della pandemia, il ritorno alle attività in presenza è sempre più frequente e, tra queste sono incluse anche conferenze, assemblee e votazioni. Questo vuol dire che bisogna ritornare alle schede elettorali cartacee? La risposta è no. Il voto online, infatti, oltre ad essere un mezzo per gestire gli eventi elettorali da remoto, è anche uno strumento ecologico che consente di limitare l’utilizzo della carta e di eseguire uno spoglio veloce, trasparente e sicuro.

Per questo motivo, Eligo si presta bene anche a eventi ibridi o in presenza. Per evento ibrido si intende un’assemblea o una conferenza che offre agli elettori una duplice scelta: quella di recarsi alle urne e quella di votare da remoto. In questo modo si lascia agli elettori un margine decisionale più ampio con la conseguenza di aumentare sensibilmente l’affluenza.

Gli eventi in presenza, invece, sono quelli che non prevedono la possibilità di votare da casa, ma solo recandosi all’urna. In questo caso, gli elettori possono comunque esprimere il proprio voto digitalmente, sia dal proprio dispositivo che da uno messo a disposizione dall’organizzazione.

Gli eventi ibridi o in presenza permettono, inoltre, di ottenere le credenziali con stampa a video o cartacea, qualora non fosse possibile accedere alla propria casella di posta per reperirle.

Per questa tipologia di votazioni, il tecnico di Eligo può formare un addetto indicato dal cliente a fornire supporto in loco agli elettori, chiaramente restando sempre in contatto da remoto per sostenerlo in questo processo, oppure, è possibile richiedere il supporto in presenza del tecnico stesso acquistando l’apposito modulo aggiuntivo.