La sfida di voto di Frontex
Frontex, l’Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera, svolge un ruolo cruciale nella gestione delle frontiere esterne dell’UE e nel contrasto alla criminalità transfrontaliera. Essendo un centro d’eccellenza per il controllo di frontiera, Frontex coordina attività critiche per la sicurezza europea, condividendo informazioni e competenze tra paesi UE e Schengen e collaborando con i paesi terzi colpiti da fenomeni migratori e criminalità internazionale.
In questo contesto, per agevolare le decisioni operative, era fondamentale introdurre un sistema di votazione che garantisse elevati standard di sicurezza, flessibilità e accessibilità. Dopo approfondite ricerche su scala europea e internazionale, Frontex ha identificato in Eligo la soluzione in grado di rispondere a tutti i requisiti richiesti.
La soluzione
La prima votazione è stata condotta da Frontex a ottobre, dalle 09:30 alle 16:00, presso la divisione ETIAS (European Travel Information and Authorization System). Con una partecipazione completa di 30 rappresentanti, il voto è stato organizzato in presenza, e i partecipanti hanno utilizzato tablet forniti dagli organizzatori per esprimere le proprie preferenze. Il progetto prevede un totale di 8 votazioni con Eligo, ma questa prima tornata aveva l’obiettivo di eleggere cariche chiave e approvare procedure di lavoro.
Nell’ordine del giorno (ODG), erano previsti tre punti principali, ciascuno votato in momenti distinti per rispettare il flusso dell’assemblea. Le prime due votazioni, a scrutinio segreto, hanno riguardato l’elezione del chairperson e del vice-chairperson.
La terza votazione, a scrutinio palese, verteva sull’approvazione delle “ESB rules of procedure”. Alcuni degli organizzatori Frontex hanno richiesto accesso amministrativo alla piattaforma Eligo per poter gestire in autonomia l’apertura e la chiusura delle votazioni, riducendo la necessità di interventi esterni e migliorando la flessibilità operativa. Per garantire un corretto utilizzo della piattaforma, a questi amministratori è stato fornito un corso mirato sulle funzioni di Eligo, adattato alle loro esigenze specifiche.
Risultati
L’introduzione di Eligo ha reso il processo di votazione fluido e gestibile autonomamente, con un’affluenza del 100%: tutti i 30 rappresentanti hanno partecipato attivamente a ciascuna delle tre votazioni. Nonostante la presenza di candidature singole per le prime due votazioni, alcuni partecipanti hanno scelto di esprimere schede bianche, esercitando la propria libertà di scelta. L’approvazione delle “ESB rules of procedure” ha visto un risultato schiacciante con 29 voti favorevoli e una sola scheda bianca.
La gestione autonoma delle operazioni da parte degli organizzatori di Frontex durante la votazione digitale sugli ODG, grazie alla formazione ricevuta, ha semplificato il flusso dei lavori e ha ridotto al minimo le interazioni tecniche necessarie con Eligo.
Questa prima esperienza con Eligo ha rappresentato un successo nella gestione sicura e precisa del voto per Frontex, confermando la piattaforma come uno strumento affidabile e innovativo per i processi di voto e decision-making interni.
