La sfida di voto di Assocarta
Assocarta è l’Associazione che rappresenta e tutela le imprese italiane produttrici di carta, cartoni e paste per carta, svolge un ruolo strategico nel sostenere lo sviluppo e la competitività di un settore cruciale per l’economia nazionale. Attraverso la sua adesione a Confindustria e il dialogo con le principali istituzioni politiche e sociali del Paese, Assocarta è protagonista nell’affrontare le sfide e le opportunità dell’industria cartaria. Oltre a rappresentare il 90% della produzione italiana, l’associazione partecipa attivamente alla Confederazione Europea dell’Industria Cartaria (CEPI), garantendo una voce autorevole e un’immagine qualificata del settore a livello comunitario e internazionale.
Con un numero così elevato di associati e la crescente necessità di un processo decisionale trasparente, rapido, efficiente e conforme alle regole statutarie, l’organizzazione aveva bisogno di ottimizzare la gestione delle votazioni interne, evitando i complessi meccanismi tradizionali, che spesso portavano a ritardi, inefficienze e difficoltà logistiche.
Inoltre, l’altra sfida crescente nell’organizzazione delle proprie assemblee, era garantire la partecipazione di tutti i soci, soprattutto in un periodo in cui le assemblee ibride si sono ampiamente diffuse. La partecipazione in presenza era ed è ancora preferita, rappresentando un momento sociale rilevante, ma diventava sempre più complesso per molti soci, impegnati con le loro attività lavorative, prendere parte fisicamente a tutte le assemblee.
La soluzione
Assocarta ha scelto di affidarsi alla piattaforma di voto digitale di Eligo, implementando una soluzione che ha permesso di digitalizzare completamente il processo di voto e di gestione delle assemblee. Con un sistema intuitivo e sicuro, Eligo ha fornito gli strumenti necessari per organizzare assemblee ibride, semplificando le fasi di preparazione, convocazione, conteggio e validazione dei voti. In particolare, per l’assemblea annuale, che prevedeva l’elezione del Consiglio Generale e del Collegio dei Revisori Contabili per il quadriennio 2024-2028.
Dopo un primo utilizzo parziale per l’assemblea di giugno, questa è stata la prima assemblea gestita completamente con il supporto digitale. Il voto è stato organizzato attraverso modalità ibride, con la possibilità di partecipare sia in presenza, presso il Grand Hotel Principe di Piemonte a Viareggio, sia da remoto, grazie all’integrazione con Zoom. Eligo ha permesso di gestire con facilità il voto pesato, le deleghe, e di monitorare il quorum con precisione, garantendo rapidità nello scrutinio dei voti, automatizzato e sicuro. Inoltre, un supporto tecnico in loco ha facilitato l’esperienza per i partecipanti in sala, riducendo al minimo eventuali incertezze.
Risultati
L’adozione del voto digitale ha portato a risultati immediati e concreti. La partecipazione alle votazioni è aumentata, permettendo agli associati di esprimere il proprio voto in maniera più semplice, senza la necessità di essere fisicamente presenti. La trasparenza e la rapidità del sistema hanno rafforzato la fiducia nei processi decisionali interni, contribuendo a una gestione più snella e a una maggiore efficienza operativa. Grazie a Eligo, Assocarta ha potuto superare le sfide legate alle assemblee tradizionali, ottenendo un sistema di assemblee ibride che non solo riduce i costi organizzativi ma garantisce anche un processo più democratico e moderno, in linea con le esigenze di un settore in continua evoluzione.
Nel dettaglio, l’ elezione del Consiglio Generale e del Collegio dei Revisori Contabili per il quadriennio 2024-2028 ha visto la partecipazione di 34 votanti, di cui 6 per delega, con un tasso di partecipazione del 52,31%. Tuttavia, la percentuale dei voti espressi in base al peso ha raggiunto il 76,30%, dimostrando l’efficacia del sistema di voto pesato. Grazie alla piattaforma Eligo, il processo di voto è stato fluido e intuitivo, senza alcuna difficoltà tecnica o richiesta di chiarimenti da parte dei partecipanti, sia in sala che da remoto.
La gestione delle deleghe e del voto pesato è stata semplice e funzionale, eliminando la necessità di scrutinio manuale e permettendo la comunicazione immediata dei risultati. L’adozione di Eligo ha ridotto significativamente il carico organizzativo, semplificando le fasi preparatorie. Il feedback dei partecipanti è stato positivo, confermando che l’adozione di una piattaforma digitale, combinata con il supporto tecnico, ha contribuito a garantire un’esperienza sicura e senza intoppi, segnando una transizione di successo verso il voto digitale per Assocarta e valorizzando così valorizzare la partecipazione degli associati.
