La sfida di voto del Consorzio di Porto Rotondo
Il Consorzio di Porto Rotondo, istituito nel 1969 come rappresentanza dei proprietari di terreni e immobili nel comprensorio, gestisce da oltre 50 anni l’intero territorio. Con oltre 3.000 unità immobiliari e circa 2.500 consorziati, il Consorzio svolge un ruolo chiave nella gestione e nella governance del territorio. L’obiettivo del Consorzio era digitalizzare un processo di voto complesso e interamente basato su carta per gestire l’assemblea annuale in forma ibrida, con soci sia in presenza sia collegati via Zoom. L’assemblea annuale ha coinvolto oltre 800 aventi diritto, con oltre 15 punti da votare, tra cui la nomina del Presidente, l’approvazione del bilancio, la designazione dell’Amministratore e dei Consiglieri del consiglio di sorveglianza, e ha previsto diverse tipologie di deleghe e voto pesato per millesimi. Una serie di operazioni assembleari intricate che richiedevano una gestione accurata e meticolosa di ogni fase del processo e che andavano digitalizzate per poter accorciare i tempi e risparmiare il budget solitamente allocato.
La soluzione
Per l’intero progetto, il Consorzio di Porto Rotondo ha adottato la piattaforma Eligo Assemblea, customizzata secondo le esigenze specifiche dell’ente. Un gruppo multidisciplinare di Eigo, insieme al partner VMA -Virtual Meeting Assistant, ha affiancato il cliente in modo sinergico in tutto il percorso, dal set up dei lavori assembleari, alle schede di voto, dalle dinamiche di partecipazione con accrediti in presenza, all’integrazione con sistemi di videoconferenza per i soci collegati online, e al coordinamento del personale sul campo, garantendo una transizione senza intoppi verso un’assemblea digitale.
Risultati
I risultati hanno superato le aspettative dei soci del Consorzio. L’assemblea annuale ha registrato la massima partecipazione nella storia del Consorzio, con oltre l’85% degli aventi diritto attivi. Non solo, l’assemblea è terminata in tempi brevi, grazie alla fluidità e all’efficienza della procedura digitale di voto. I partecipanti hanno espresso un feedback positivo, apprezzando soprattutto la facilità di utilizzo della piattaforma Eligo Assemblea. Inoltre, scrutini e i risultati – di solito elaborati in più giorni manualmente – sono stati condivisi in tempo reale, aumentando ulteriormente l’engagement e la fiducia dei partecipanti nell’intero processo decisionale.
