E’ possibile fare l’approvazione di bilancio online ?

Procedure di voto  e presupposti legali per l’approvazione di bilancio online


L’approvazione del bilancio, o del rendiconto per le associazioni, è obbligatorio per tutte le organizzazioni. Una volta l’anno i soci sono chiamati a partecipare attraverso il loro voto.

Vantaggi

Ammettiamolo: spesso la partecipazione alle assemblee è scarsa per molti motivi. Chi ha difficoltà ad intervenire perché lontano o impegnato o chi non si sente partecipe. Questo può rappresentare un elemento critico e addirittura motivo di contestazione sulla reale democraticità dell’organizzazione. L’approvazione di bilancio online, attraverso piattaforme certificate come ELIGO, permette di superare questi ostacoli portando una grossa innovazione negli schemi partecipativi dell’ente stesso. Inoltre è un forte segnale di rispetto dell’ambiente, d’inclusività e trasparenza, permettendo di coinvolgere i soci negli aspetti organizzativi. Senza parlare del risparmio vivo e di tempo sulla gestione assembleare.

Presupposti legali

La prima cosa fondamentale da tenere a mente è che in ogni caso l’applicativo non si sostituisce all’assemblea fisica. Essa avviene come da prassi dell’ente seguendo le direttive del regolamento elettorale per quanto riguarda convocazione e svolgimento. Lo strumento di partecipazione e approvazione del bilancio online è  solo una possibilità in più che viene fornita al votante. Per questo ELIGO Assemblea Virtuale rappresenta solo un’aggiunta al modello partecipativo, non alterando in nessun modo le procedure o le modalità di svolgimento dell’assemblea fisica.  Qualsiasi organizzazione può adottare il voto online senza procedere a modifiche dello statuto nel caso in cui questo non preveda espressamente delle modalità di voto esclusive del voto cartaceo.

Diritti fondamentali

E’ altresì ovvio che questa partecipazione da remoto, per essere considerata valida, deve garantire tutti i diritti che ha un votante che si reca presso l’assemblea.

Ogni ente ha un proprio regolamento con diverse specificità ma in generale codice civile prevede come diritti fondamentali:

  • Ascoltare ogni intervento e discussione durante l’assemblea (Streaming integrato)
  • Poter intervenire nella discussione  (Chat pubblica integrata)
  • Poter visionare i documenti necessari (Link a documenti visionabili da ogni partecipante)
  • Esprimere il proprio voto in maniera sicura (Piattaforma di voto che garantisca un voto sicuro e, nel caso di assemblee elettive, segreto ed anonimo)
  • Struttura di votazione per punti all’ordine del giorno chiaro e guidato
  • Proiezione dei risultati sui singoli punti
  • Calcolo della presenza ai fini del quorum (Calcolo in tempo reale di connessione al sistema)

Procedure di voto

Questa è la procedura di voto che abbiamo definito e studiato in modo da risultare compliance con i vincoli di legge e la maggior parte dei regolamenti e statuti attualmente utilizzati dagli enti italiani. Lo sviluppo è stato effettuato con oltre 15 anni d’esperienza in ogni tipologia di voto elettronico/online

  • I soci riceveranno comunicazione sull’ assemblea, sede e orari, una password  e link alla cabina elettronica via email
  • Potranno votare elettronicamente da qualsiasi luogo e con qualsiasi device mobile
  • Quando un votante si collega, negli orari previsti, viene identificato dal sistema e calcolato il quorum in tempo reale
  • Con un modulo aggiuntivo, studiato appositamente per il voto in assemblea, permette alla commissione elettorale di rilasciare le credenziali di accesso di votare utilizzando delle postazioni di voto
  • Durante l’assemblea il Presidente può gestire l’apertura e la chiusura delle votazioni sui singoli punti all’ordine del giorno
  • Può alternare fasi di discussione e fasi di voto e può permettere di seguire queste fasi utilizzando degli strumenti di streaming video
  • Al termine della votazione su ogni singolo punto sono proiettati i risultati
  • Alla chiusura delle votazioni la piattaforma produce un report contenente i risultati delle singole votazioni e la lista degli aventi diritto che hanno votato, sia in sede sia da remoto. (che va inserito a verbale)
  • Il report di scrutinio rappresenta a tutti gli effetti un report delle votazioni online da allegare ai verbali dell’assemblea
  • L’ approvazione di bilancio online e ogni altro punto è avvenuta correttamente