3 modi per semplificare l’organizzazione di un’assemblea con il voto elettronico e online

Un’assemblea è un organo deliberativo, rappresentativo il cui obiettivo è prendere decisioni di indirizzo dell’organizzazione e deliberare su affari di interesse comune: ad esempio nelle società per azioni rappresenta l’organo che decide gli obiettivi aziendali o nomina gli amministratori, nel contesto sindacale è invece un importante strumento per la tutela dei diritti dei lavoratori.
L’assemblea si differenzia dalle normali riunioni perché i membri dell’organizzazione – definiti da regolamenti, statuti e altre norme – hanno diritto legale a parteciparvi ed esercitano il diritto di voto.

L’assemblea dunque – in qualsiasi contesto – è un momento decisivo, uno strumento democratico e di governo fondamentale: saperla organizzare al meglio diventa decisivo.

Gli step principali di un’assemblea sono convocazione, accreditamento, svolgimento e delibera. Rispetto ai sistemi tradizionali, digitalizzare le operazioni assembleari significa tagliare del 90% le spese previste e ridurre considerevolmente il tempo impiegato dagli organizzatori per la gestione dell’evento.

 

Vediamo come semplificare il processo di creazione di un’assemblea attraverso la piattaforma di voto digitale ELIGO.

1. Digita le informazioni inerenti all’Assemblea e invia la convocazione in modalità telematica

 

La convocazione ai soci può essere trasmessa in diverse modalità: affissione dell’avviso in sede, via pec, a mezzo raccomandata, via fax. Ma con una piattaforma di voto digitale può essere fatta direttamente inviando una mail agli aventi diritto, congiuntamente a comunicazioni online e offline.
In fase di preparazione e convocazione, che deve avvenire secondo le regole previste dallo statuto o almeno 15 giorni prima della data stabilita, è necessario inserire le informazioni previste dalla legge.

In ELIGO Assemblea Virtuale è sufficiente digitare le seguenti informazioni:

  • data e ora
  • eventualmente luogo/sede fisico dell’assemblea
  • ordine del giorno
  • documentazione consultabile
  • link alla diretta streaming / url del meeting se l’assemblea viene svolta sia in presenza sia online – modalità che permette a tutti i soci, anche quelli distanti o impossibilitati a recarsi fisicamente nella sede preposta.

ELIGO Assemblea Virtuale: organizzare l'assemblea con il voto digitale - Come semplificare un'assemblea online

 

 

Assemblea virtuale: inserimento lista partecipanti - Come semplificare un'assemblea online

Digitate le informazioni, si definisce e carica la lista dei partecipanti. A questo punto è sufficiente inviare via mail – massivamente – agli aventi diritto il promemoria dell’ordine del giorno e le credenziali per poter votare durante l’assemblea.
Nel caso in cui non fossero disponibili gli indirizzi pec o email dei votanti, è possibile raccogliere tali informazioni attraverso un form digitale messo a disposizione nelle settimane precedenti la convocazione.

Le fasi di convocazione e preparazione si conclude in pochi semplici passaggi e in 15 minuti circa.

2. Verifica digitalmente il raggiungimento del quorum

 

Prima dell’apertura dei lavori assembleari è necessario verificare il raggiungimento del quorum costitutivo per la specifica convocazione (prima e seconda).
Il quorum inoltre deve essere valutato sulla base del peso di ciascun partecipante, se previsto dal proprio statuto. Tale calcolo può essere automatizzato con una piattaforma di voto digitale. In ELIGO, ad esempio, è presente nell’interfaccia organizzatore/amministratore una griglia in grado di verificare e tracciare la presenza dei partecipanti, sia alle assemblee da remoto sia a quelle svolte in presenza, sia quelle ibride. È importante che le informazioni dei partecipanti siano poi riportate all’interno dei verbali, una volta chiusi i lavori assembleari.

 

2.1 Svolgimento dell’assemblea

 

Una volta verificato il quorum costitutivo, vengono aperti i lavori assembleari con un clic.
Si procede con lo svolgimento dell’assemblea, trattando i vari punti all’ordine del giorno. Per ogni p.d.g il Presidente invita i convenuti ad esprimerne l’approvazione attraverso il proprio voto. Con ELIGO Assemblea Virtuale le espressioni di voto dei partecipanti sia da remoto sia in presenza vengono registrate in tempo reale.
Una volta chiuso un punto, il Presidente può visualizzarne i risultati, eventualmente proiettarli, e procedere con i restanti punti all’ordine del giorno se presenti.

 

3. Verbalizzazione in real time

 

Attraverso un pulsante, si chiudono i lavori assembleari e dopo una manciata di secondi gli organizzatori possono scaricare un rendiconto completo dell’evento che riporta tutti i dettagli e i dati dell’assemblea quali Inizio e fine lavori, l’affluenza e risultati della votazione nonché tutti quegli elementi rilevanti quali:

  • La ragione sociale, la sede, il capitale sociale, la partita I.V.A. ed il codice fiscale, il numero R.E.A. della società
  • L’ora ed il luogo di inizio e di fine dei lavori assembleari
  • Le modalità di convocazione dell’assemblea
  • I punti dell’ordine del giorno oggetto di discussione
  • Chi assume la presidenza dell’assemblea e chi è segretario
  • Le menzioni in ordine alla regolarità della costituzione, all’accertamento dell’identità e della legittimazione dei presenti, all’accertamento dei risultati delle votazioni (favorevoli, contrari, astenuti) e delle modalità attraverso cui sono state effettuate.

 

Queste menzioni sono espressamente prescritte all’articolo 2371 del codice civile:

  • Generalità e partecipazioni dei soci presenti, dei membri del consiglio di amministrazione presenti e dei membri del collegio sindacale presenti
  • Di che convocazione si tratti (prima, seconda o successive)
  • Riassunto in ordine alla discussione
  • Le delibere approvate e quelle respinte

I criteri che stabiliscono la validità delle delibere di un’assemblea sono solitamente fissati ed esplicitati nel proprio Statuto.

La digitalizzazione delle operazioni di preparazione e set-up di un’assemblea vale anche per le assemblee svolte in presenza. Gli unici aspetti che cambiano sono la scelta del luogo fisico della sede assembleare da indicare in fase di preparazione e l’accreditamento dei partecipanti per verificarne la presenza. Anche per le assemblee svolte presso una sede fisica, il voto dei partecipanti può comunque avvenire digitalmente, così da semplificare l’espressione di voto e la fase di verbalizzazione senza rinunciare a incontrarsi.